Datenschutz
Öffentliches Verfahrensverzeichnis
nOrganisationen, die personenbezogene Daten verwenden, müssen den Betroffenen auf Wunsch den Umgang mit deren Daten transparent darlegen. Diese Darstellung erfolgt in einer Übersicht, die die vom Bundesdatenschutzgesetz geforderten Punkte beinhaltet.
nName und Adresse der verantwortlichen Stelle
n• Name der Organisation: Kölner Studierendenwerk AöR
• Anschrift: Universitätsstr. 16, 50937 Köln
• PLZ/Ort: 50937 Köln
• Telefon: 0221 / 16 88 15 - 0
• Fax: 0221 / 16 88 15 - 13
• E-Mailadresse: bksa-sekretariat@kstw.de
• Website: http://www.kstw.de
Geschäftsführer/Verantwortlicher/Leitung/gesetzlicher Vertreter
n• Herr Jörg J. Schmitz
nVerantwortlich für die Datenverarbeitung
n• Herr Jörg J. Schmitz
nWorauf bezieht sich dieses öffentliche Verfahrensverzeichnis?
nDas vorliegende öffentliche Verfahrensverzeichnis bezieht sich auf die Website www.kstw.de. Das vorliegende öffentliche Verfahrensverzeichnis bezieht sich auf www.kstw.de und eine darin eingebundene virtuelle Beratungsstelle der Abteilung: Beratung, Kinder und Soziale Angebote.
n• Beranet wird von uns für die virtuelle Beratungsstelle Psychologische und Sozialberatung für Studierende eingesetzt.
nInformationen zu beranet erhalten Sie auf der offiziellen Website www.beranet.de. Informationen rund um Online-Beratung finden Sie auf dem beranet-Blog www.beratungsrauschen.de.
nErfasste personenbezogene Daten und deren Zweckbestimmung
nIm Folgenden finden Sie eine Aufzählung aller erfassten Datentypen und den Zweck der Erfassung des jeweiligen Datentyps.
nLogin-Daten
nHier finden Sie Angaben zu den Daten, die wir bei der Registrierung (Neuanmeldung des Klienten) bzw. bei jedem Login der Ratsuchenden erfassen. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben. Wir erfassen beim Login der Ratsuchenden auf unserer virtuellen Beratungsstelle folgende Daten.
n• Den Datentyp Nickname erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung. Der Datentyp Nickname wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
n• Den Datentyp Passwort erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung. Der Datentyp Passwort wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
n• Den Datentyp E-Mailadresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung, Benachrichtigung bei Anfragebearbeitung.
n• Den Datentyp Postleitzahl erfassen wir aus folgenden Zwecken: Einschränkung des (räumlichen) Beratungsgebiets. Der Datentyp Postleitzahl wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
nDie oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
nDemografische Daten
nHier finden Sie Angaben zu den demografischen Daten der Ratsuchenden, die im Rahmen der Beratung erfasst werden. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben. Wir erfassen folgende demografische Daten der Ratsuchenden.
n• Den Datentyp Geschlecht erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
n• Den Datentyp Wohnsituation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
n• Den Datentyp Alter erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
n• Den Datentyp angestrebter Hochschulabschluss erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
n• Den Datentyp Semester erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
n• Den Datentyp Finanzierung erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
n• Den Datentyp Hochschule erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.
nDie oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
nBeratungsdaten
nUm Online-Beratung durchführen zu können, erfassen wir die uns vom Klienten übermittelten E-Mailanfragen, Chatinhalte und etwaige andere Informationen, die z.B. durch Telefonate bei uns eingehen. Wir erfassen folgende Beratungsdaten der Ratsuchenden.
n• Den Datentyp Beratungsanlass erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung. Der Datentyp Beratungsanlass wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
n• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Anfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken: Protokollierung von Beratungskontakten.
n• Den Datentyp Text von E-Mailanfragen erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Dokumentation von Beratung.
n• Den Datentyp Chatprotokolle / Inhalte von Chatkommunikation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Protokollierung von Beratungskontakten.
n• Den Datentyp Betreff erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung. Der Datentyp Betreff wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.
nDie oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.
nIP- und E-Mailadressen der Klienten
nIP-Adressen dienen der Identifikation eines Internetanschlusses, von dem aus auf das Internet zugegriffen wird. Mithilfe einer IP-Adresse kann im Notfall der Standort eines Klienten bestimmt werden.
nDie E-Mailadresse des Klienten dient in der Regel der Benachrichtigung bei vorliegenden Antworten oder Terminfragen.
n• Den Datentyp IP-Adresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Identifikation des Users im Notfall, Gewährleistung der technischen Funktion.
n• Den Datentyp E-Mailadresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Benachrichtigung über Beratungsaktivitäten.
nVerbindungsdaten
nVerbindungsdaten sind technische Daten, die beim Zugriff auf eine Website entstehen. Die Speicherung einiger Daten kann, je nach eingesetztem Website-CMS, nötig sein, um die technische Funktionsfähigkeit der Seite zu gewährleisten.
nWir erfassen folgende Verbindungsdaten der Ratsuchenden:
n• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Serveranfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken:
nGewährleistung der technischen Funktion.
n• Den Datentyp IP-Adresse des Besuchers erfassen wir aus folgenden Zwecken: Identifikation des Users im Notfall, Gewährleistung der technischen Funktion.
nCookies
nCookies sind winzige Dateien, die auf Rechnern gespeichert werden, die bestimmte Webangebote nutzen. Cookies enthalten Angaben über das Nutzerverhalten und dienen der Übertragung von Passwörtern bei Websites mit geschützten Bereichen. Cookies sind keine Schadprogramme, sie dienen lediglich der Speicherung von Informationen.
n• Den Datentyp Sessioncookies (temporär) erfassen wir aus folgenden Zwecken: Gewährleistung der technischen Funktion.
nAbrechnung
nDie Beratung erfolgt generell kostenfrei.
nVerkauf von Daten
nEs werden generell keine personenbezogenen Daten verkauft.
nStatistische Auswertung
nErfasste Daten werden von uns statistisch ausgewertet.
nWir werten folgende Daten statistisch aus:
n• Den Datentyp Postleitzahl erfassen wir aus folgenden Zwecken: Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
n• Den Datentyp Geschlecht erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
n• Den Datentyp Wohnsituation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
n• Den Datentyp Alter erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
n• Den Datentyp Hochschule erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
n• Den Datentyp Beratungsanlass erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
n• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Anfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung
nBetroffene Personengruppen
nDie betroffenen Personengruppen beschreiben die Personen, von denen wir personenbezogene Daten erfassen.
nWir erheben personenbezogene Daten von folgenden Personengruppen:
n• Von der Personengruppe Klienten erfassen wir folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten, Beratungsdaten, Verbindungsdaten, Kontaktdaten
nEmpfänger der Daten
nDie Empfänger der Daten sind diejenigen Personen, die Zugriff auf die erhobenen Daten haben.
nZugriff auf die erhobenen Daten haben folgende Personengruppen:
n• Wir arbeiten als Beratungsteam. Das bedeutet, dass alle Online-BeraterInnen unserer Einrichtung Einsicht in personenbezogene Daten unserer Klienten haben. Wir erachten dies als notwendig und sinnvoll für eine qualitativ hochwertige Beratung.
n• Mitglieder des Beratungsteams haben Zugriff auf folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten, Beratungsdaten, Verbindungsdaten, Kontaktdaten
nLöschfristen
nWir löschen die erhobenen personenbezogenen Daten nach den Fristen, die in folgender Übersicht dargestellt sind:
nFür Daten des Typs Logindaten gelten folgende Löschfristen: Logindaten werden nach 12 Monaten gelöscht.
nFür Daten des Typs Demographische Daten gelten folgende Löschfristen: Demographische Daten werden nach 10 Jahren gelöscht.
nFür Daten des Typs Beratungsdaten gelten folgende Löschfristen: Beratungsdaten werden nach 10 Jahren gelöscht.
nFür Daten des Typs Verbindungsdaten gelten keine einheitlichen Löschfristen:
n• Daten des Typ IP-Adresse werden nach 7 Tagen gelöscht
n• Daten des Typ E-Mailadresse werden nach 12 Monaten gelöscht
n• Daten des Typ Datum/Uhrzeit der Serveranfrage werden nach 7 Tagen gelöscht
n• Daten des Typ IP-Adresse des Besuchers werden nach 7 Tagen gelöscht
nÜbermittlung an Drittstaaten
nEs findet keine Datenübermittlung an Drittstaaten außerhalb der EU statt.
nGewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung
nUnsere Einrichtung trifft folgende Vorkehrungen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung:
nTechnische und organisatorische Maßnahmen und Angaben zur Organisation und Infrastruktur:
nEin ausführliches Sicherheitskonzept als Bestandteil der Verfahrensbeschreibung liegt beim Studierendenwerk Köln vor und kann jederzeit eingesehen werden.
nDieses Öffentliche Verfahrensverzeichnis wurde mit dem Datenschutzassistenten www.mein-datenschutzassistent.de erstellt. Der Datenschutzassistent ist eine Kooperation von beranet.de und dem Paritätischen Gesamtverband.