Datenschutzerklärung

Name und Adresse der verantwortlichen Stelle

Kölner Studierendenwerk AöR
Universitätsstr. 16, 50937 Köln
Telefon: 0221 / 16 88 15 - 0
E-Mailadresse: bksa-sekretariat@kstw.de
Website: https://www.kstw.de

Die folgende Datenschutzerklärung bezieht sich auf die unter der Website www.kstw.de eingebundene virtuelle Beratungsstelle der Abteilung: Beratung, Kinder und Soziale Angebote.

Als Software für die virtuelle Beratungsstelle Psychologische und Sozialberatung für Studierende wird beranet von uns eingesetzt.

Informationen zu beranet erhalten Sie auf der offiziellen Website www.beranet.de.

Erfasste personenbezogene Daten und deren Zweckbestimmung

Im Folgenden finden Sie eine Aufzählung der im Zusammenhang mit der virtuellen Beratung erfassten Datentypen und den Zweck der Erfassung:

Wichtiger Hinweis vorab zu unserer Schweigepflicht

Alle anliegenbezogenen Informationen, sämtliche freiwilligen Angaben über familiäre, wirtschaftliche, berufliche Verhältnisse, sowie die Tatsache der Beratung an sich und deren Inhalt unterliegen der gesetzlichen Schweigepflicht. Das gilt auch dann, wenn sich eine Rat suchende Person im Verlauf der Beratung zur Preisgabe ihrer Identität entschieden haben sollte.

Wir arbeiten als Beratungsteam des Kölner Studierendenwerks. Das bedeutet, dass alle Online-BeraterInnen unserer Einrichtung Einsicht in personenbezogene Daten einschließlich dokumentierter Beratungsinhalte unserer Klienten haben. Damit kann nicht nur eine fortgesetzte Beratung auch im Vertretungsfall, sondern auch eine Überprüfung oder ein fachlicher Austausch im Sinne einer Qualitätssicherung innerhalb der Beratungsstelle gewährleistet werden.

Registrierungs- und Login-Daten

Hier finden Sie Angaben zu den Daten, die wir bei der Registrierung (Neuanmeldung des Klienten) bzw. bei jedem Login der Ratsuchenden erfassen. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben, was aus der jeweiligen Eingabemaske ersichtlich ist. Wir erfassen beim Login der Ratsuchenden auf unserer virtuellen Beratungsstelle folgende Daten:

• Nickname und Passwort  für die Registrierung, und zusammen mit dem Login zur Durchführung von (Online-)Beratung.
• Die E-Mailadresse erfassen wir zur Benachrichtigung bei Anfragebearbeitung.
• Die Postleitzahl erfassen wir zwecks Zuordnung zum eingeschränkten (räumlichen) Beratungsgebiets.

Demografische Daten

Hier handelt es sich um Angaben zu den demografischen Daten der Ratsuchenden, die im Rahmen der Anmeldung für eine Beratung erfasst werden. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben, was aus den jeweiligen Eingabemasken ersichtlich ist. Wir erfassen folgende demografische Daten der Ratsuchenden:

Geschlecht, Wohnsituation, Alter, angestrebter Hochschulabschluss, Semester, Finanzierung und Hochschule zur Ermöglichung individueller Beratung und aus statistischen Gründen.

Beratungsdaten

Um Online-Beratung durchführen zu können, erfassen wir die uns vom Klienten übermittelten E-Mailanfragen, Chatinhalte und etwaige andere Informationen, die z.B. durch Telefonate bei uns eingehen. Wir erfassen folgende Beratungsdaten der Ratsuchenden:

Beratungsanlass, Datum/Uhrzeit der Anfrage, E-Mailanfragen  und Chatprotokolle / Inhalte von Chatkommunikation   zur Ermöglichung von Beratung, zu Dokumentations- und Protokollierungszwecken.

IP- und E-Mailadressen der Klienten

IP-Adressen dienen der Identifikation eines Internetanschlusses, von dem aus auf das Internet zugegriffen wird. Mithilfe einer IP-Adresse kann im Notfall der Standort eines Klienten bestimmt werden  (vgl. auch die Allgemeine Nutzungsbedingungen).

Die E-Mailadresse des Klienten dient in der Regel der Benachrichtigung bei vorliegenden Antworten oder Terminfragen.

Cookies

Cookies sind winzige Dateien, die auf Rechnern gespeichert werden, die bestimmte Webangebote nutzen. Cookies enthalten Angaben über das Nutzerverhalten und dienen der Übertragung von Passwörtern bei Websites mit geschützten Bereichen. Cookies sind keine Schadprogramme, sie dienen lediglich der Speicherung von Informationen.

Sessioncookies (temporär) erfassen wir zur Gewährleistung der technischen Funktion.

Statistische Auswertung

Erfasste Daten werden von uns statistisch ausgewertet.

Wir werten folgende Daten statistisch aus:

• die Postleitzahl zur Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber
• das Geschlecht, die Wohnsituation, das Alter, die Hochschule und den Beratungsanlass zur Optimierung der Beratungsleistung sowie zur Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

Empfänger der Daten

Die Empfänger der Daten sind diejenigen Personen, die Zugriff auf die erhobenen Daten haben.

Wie bereits eingangs ausgeführt arbeiten wir als Beratungsteam. Das bedeutet, dass alle Online-BeraterInnen unserer Einrichtung aus den oben genannten Gründen ggf. Einsicht in personenbezogene Daten und die Beratungsinhalte unserer Klienten haben.

Die Mitglieder des Beratungsteams haben Zugriff auf folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten, Beratungsdaten, Verbindungsdaten, Kontaktdaten.

Löschfristen

Wir löschen die erhobenen personenbezogenen Daten nach den Fristen, die in folgender Übersicht dargestellt sind:

Logindaten  werden nach 12 Monaten gelöscht.

Demographische und Beratungsdaten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach 10 Jahren gelöscht.

Für Verbindungsdaten gelten keine einheitlichen Löschfristen:

IP-Adressen werden nach 7 Tagen gelöscht.

E-Mailadresse wird 12 Monate nach letzter Nutzung bzw. Login gelöscht.

Im Übrigen wird auf unsere Datenschutzerklärung auf dieser Website verwiesen.