Öffentliches Verfahrensverzeichnis

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Organisationen, die personenbezogene Daten verwenden, müssen den Betroffenen auf Wunsch den Umgang mit deren Daten transparent darlegen. Diese Darstellung erfolgt in einer Übersicht, die die vom Bundesdatenschutzgesetz geforderten Punkte beinhaltet.

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Name und Adresse der verantwortlichen Stelle

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• Name der Organisation: Kölner Studierendenwerk AöR
• Anschrift: Universitätsstr. 16, 50937 Köln
• PLZ/Ort: 50937 Köln
• Telefon: 0221 / 16 88 15 - 0
• Fax: 0221 / 16 88 15 - 13
• E-Mailadresse: bksa-sekretariat@kstw.de
• Website: http://www.kstw.de

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Geschäftsführer/Verantwortlicher/Leitung/gesetzlicher Vertreter

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• Herr Jörg J. Schmitz

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Verantwortlich für die Datenverarbeitung

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• Herr Jörg J. Schmitz

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Worauf bezieht sich dieses öffentliche Verfahrensverzeichnis?

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Das vorliegende öffentliche Verfahrensverzeichnis bezieht sich auf die Website www.kstw.de. Das vorliegende öffentliche Verfahrensverzeichnis bezieht sich auf www.kstw.de und eine darin eingebundene virtuelle Beratungsstelle der Abteilung: Beratung, Kinder und Soziale Angebote.

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• Beranet wird von uns für die virtuelle Beratungsstelle Psychologische und Sozialberatung für Studierende eingesetzt.

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Informationen zu beranet erhalten Sie auf der offiziellen Website www.beranet.de. Informationen rund um Online-Beratung finden Sie auf dem beranet-Blog www.beratungsrauschen.de.

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Erfasste personenbezogene Daten und deren Zweckbestimmung

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Im Folgenden finden Sie eine Aufzählung aller erfassten Datentypen und den Zweck der Erfassung des jeweiligen Datentyps.

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Login-Daten

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Hier finden Sie Angaben zu den Daten, die wir bei der Registrierung (Neuanmeldung des Klienten) bzw. bei jedem Login der Ratsuchenden erfassen. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben. Wir erfassen beim Login der Ratsuchenden auf unserer virtuellen Beratungsstelle folgende Daten.

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• Den Datentyp Nickname erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung. Der Datentyp Nickname wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.

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• Den Datentyp Passwort erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung. Der Datentyp Passwort wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.

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• Den Datentyp E-Mailadresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Durchführung von (Online-)Beratung, Benachrichtigung bei Anfragebearbeitung.

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• Den Datentyp Postleitzahl erfassen wir aus folgenden Zwecken: Einschränkung des (räumlichen) Beratungsgebiets. Der Datentyp Postleitzahl wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.

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Die oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

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Demografische Daten

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Hier finden Sie Angaben zu den demografischen Daten der Ratsuchenden, die im Rahmen der Beratung erfasst werden. Es wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und optionalen Angaben. Wir erfassen folgende demografische Daten der Ratsuchenden.

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• Den Datentyp Geschlecht erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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• Den Datentyp Wohnsituation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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• Den Datentyp Alter erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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• Den Datentyp angestrebter Hochschulabschluss erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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• Den Datentyp Semester erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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• Den Datentyp Finanzierung erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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• Den Datentyp Hochschule erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung individueller Beratung, Statistik.

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Die oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

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Beratungsdaten

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Um Online-Beratung durchführen zu können, erfassen wir die uns vom Klienten übermittelten E-Mailanfragen, Chatinhalte und etwaige andere Informationen, die z.B. durch Telefonate bei uns eingehen. Wir erfassen folgende Beratungsdaten der Ratsuchenden.

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• Den Datentyp Beratungsanlass erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung. Der Datentyp Beratungsanlass wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.

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• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Anfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken: Protokollierung von Beratungskontakten.

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• Den Datentyp Text von E-Mailanfragen erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung, Dokumentation von Beratung.

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• Den Datentyp Chatprotokolle / Inhalte von Chatkommunikation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Protokollierung von Beratungskontakten.

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• Den Datentyp Betreff erfassen wir aus folgenden Zwecken: Ermöglichung von Beratung. Der Datentyp Betreff wird von uns als Pflichtfeld erhoben. Eine Angabe dieser Daten ist daher immer nötig.

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Die oben genannten Daten werden ausschließlich nach expliziter Erlaubnis der betroffenen Einzelperson erfasst. Dies entspricht den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes §4a (Einwilligung), nach dem jeweils eine freiwillige Einwilligung des Betroffenen eingeholt wird, bevor dessen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden.

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IP- und E-Mailadressen der Klienten

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IP-Adressen dienen der Identifikation eines Internetanschlusses, von dem aus auf das Internet zugegriffen wird. Mithilfe einer IP-Adresse kann im Notfall der Standort eines Klienten bestimmt werden.

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Die E-Mailadresse des Klienten dient in der Regel der Benachrichtigung bei vorliegenden Antworten oder Terminfragen.

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• Den Datentyp IP-Adresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Identifikation des Users im Notfall, Gewährleistung der technischen Funktion.

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• Den Datentyp E-Mailadresse erfassen wir aus folgenden Zwecken: Benachrichtigung über Beratungsaktivitäten.

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Verbindungsdaten

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Verbindungsdaten sind technische Daten, die beim Zugriff auf eine Website entstehen. Die Speicherung einiger Daten kann, je nach eingesetztem Website-CMS, nötig sein, um die technische Funktionsfähigkeit der Seite zu gewährleisten.

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Wir erfassen folgende Verbindungsdaten der Ratsuchenden:

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• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Serveranfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken:

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Gewährleistung der technischen Funktion.

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• Den Datentyp IP-Adresse des Besuchers erfassen wir aus folgenden Zwecken: Identifikation des Users im Notfall, Gewährleistung der technischen Funktion.

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Cookies

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Cookies sind winzige Dateien, die auf Rechnern gespeichert werden, die bestimmte Webangebote nutzen. Cookies enthalten Angaben über das Nutzerverhalten und dienen der Übertragung von Passwörtern bei Websites mit geschützten Bereichen. Cookies sind keine Schadprogramme, sie dienen lediglich der Speicherung von Informationen.

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• Den Datentyp Sessioncookies (temporär) erfassen wir aus folgenden Zwecken: Gewährleistung der technischen Funktion.

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Abrechnung

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Die Beratung erfolgt generell kostenfrei.

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Verkauf von Daten

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Es werden generell keine personenbezogenen Daten verkauft.

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Statistische Auswertung

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Erfasste Daten werden von uns statistisch ausgewertet.

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Wir werten folgende Daten statistisch aus:

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• Den Datentyp Postleitzahl erfassen wir aus folgenden Zwecken: Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

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• Den Datentyp Geschlecht erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

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• Den Datentyp Wohnsituation erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

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• Den Datentyp Alter erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

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• Den Datentyp Hochschule erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

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• Den Datentyp Beratungsanlass erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung, Vorlage statistischer Daten beim Träger/Zuwendungsgeber

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• Den Datentyp Datum/Uhrzeit der Anfrage erfassen wir aus folgenden Zwecken: Optimierung der Beratungsleistung

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Betroffene Personengruppen

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Die betroffenen Personengruppen beschreiben die Personen, von denen wir personenbezogene Daten erfassen.

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Wir erheben personenbezogene Daten von folgenden Personengruppen:

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• Von der Personengruppe Klienten erfassen wir folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten, Beratungsdaten, Verbindungsdaten, Kontaktdaten

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Empfänger der Daten

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Die Empfänger der Daten sind diejenigen Personen, die Zugriff auf die erhobenen Daten haben.

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Zugriff auf die erhobenen Daten haben folgende Personengruppen:

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• Wir arbeiten als Beratungsteam. Das bedeutet, dass alle Online-BeraterInnen unserer Einrichtung Einsicht in personenbezogene Daten unserer Klienten haben. Wir erachten dies als notwendig und sinnvoll für eine qualitativ hochwertige Beratung.

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• Mitglieder des Beratungsteams haben Zugriff auf folgende Daten: Logindaten, Demografische Daten, Beratungsdaten, Verbindungsdaten, Kontaktdaten

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Löschfristen

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Wir löschen die erhobenen personenbezogenen Daten nach den Fristen, die in folgender Übersicht dargestellt sind:

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Für Daten des Typs Logindaten gelten folgende Löschfristen: Logindaten werden nach 12 Monaten gelöscht.

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Für Daten des Typs Demographische Daten gelten folgende Löschfristen: Demographische Daten werden nach 10 Jahren gelöscht.

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Für Daten des Typs Beratungsdaten gelten folgende Löschfristen: Beratungsdaten werden nach 10 Jahren gelöscht.

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Für Daten des Typs Verbindungsdaten gelten keine einheitlichen Löschfristen:

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• Daten des Typ IP-Adresse werden nach 7 Tagen gelöscht

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• Daten des Typ E-Mailadresse werden nach 12 Monaten gelöscht

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• Daten des Typ Datum/Uhrzeit der Serveranfrage werden nach 7 Tagen gelöscht

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• Daten des Typ IP-Adresse des Besuchers werden nach 7 Tagen gelöscht

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Übermittlung an Drittstaaten

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Es findet keine Datenübermittlung an Drittstaaten außerhalb der EU statt.

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Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung

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Unsere Einrichtung trifft folgende Vorkehrungen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung:

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Technische und organisatorische Maßnahmen und Angaben zur Organisation und Infrastruktur:

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Ein ausführliches Sicherheitskonzept als Bestandteil der Verfahrensbeschreibung liegt beim Studierendenwerk Köln vor und kann jederzeit eingesehen werden.

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Dieses Öffentliche Verfahrensverzeichnis wurde mit dem Datenschutzassistenten www.mein-datenschutzassistent.de erstellt. Der Datenschutzassistent ist eine Kooperation von beranet.de und dem Paritätischen Gesamtverband.